İşyeri Sicil Dosyası Evrakları
Her
işe giren personelden işe girişte bazı evraklar istenir. Bu evraklar firmalara,
işçinin özelliğine ve işin niteliğine bağlı olarak değişebilse de temel olarak
bazı evraklar personel dosyaları için olmazsa olmazdır. Özlük evraklarını
eksiksiz olarak temin eden, düzenli ve güncel olarak saklayan işverenler;
denetimler, yasalar ve davalar karşısında önemli avantajlar sağlarlar.
Sadece işe girişte değil personel işe
devam ettiği sürece özlük evraklarını takibe devam edilmelidir. Çalışılan süre
içerisinde personelle ilgili yapılan yazışma, resmî evrak, izin formları
uyarılar gibi birçok belge her bir personel için ayrı dosyalanmalı ve
gerektiğinde ibraz edilebilmelidir.
İşe Girişte Personelden Mutlaka Temin Edilmesi Gereken Evraklar;
– Nüfus cüzdanı fotokopisi
– Nüfus kayıt örneği
– İkametgâh Belgesi
– Diploma fotokopisi
– Sağlık raporu
– Kan grubu kartı
– Adli sicil kaydı
– 2 adet resim
– Aile durumunu bildirir belge
– Askerlik durumunu gösteren belge
– İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
– SGK işe giriş bildirgesi
İşçinin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
·
Teşvikten faydalanılıyorsa bunu
gösteren belgeler
·
Personel engelli ise Sakatlık Raporu
Fotokopisi ya da aslı
·
Sakatlık indiriminden faydalanan işçi
için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
·
Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya
Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı
·
İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin
muvafakatnamesi
·
Yabancı işçiler için çalışma izni kartı
fotokopisi ya da izin belgesi
İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
·
Fazla mesai için işçinin onay verdiğini
gösteren imzalı belge
·
Teslim edilen araç gereçler var ise
bunların zimmet belgesi
·
İşin niteliğine uygun muayene raporları
·
Periyodik sağlık kontrolü gerektiren
işler için sağlık raporları
·
Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan
personellerin bilgilerinin olduğu liste
·
Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
·
İşçinin değişen vardiyalarla çalışması
halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi
İşe Devam Eden Personelin Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi
Gereken Evraklar
·
Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret
izni ve benzeri izin belgeleri,
·
Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz
raporları, emzirme izni dilekçeleri,
·
İşçi hakkında tutulan tutanak, olay
tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması,
işçiye verilen uyarılar,
·
İstirahat ve iş göremezlik raporları
·
İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
·
Ücret Kesme cezası varsa nedenini
gösteren belgeler
·
Maaş zammı, unvan değişikliği veya
sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil
bildirimleri, görevlendirme yazıları,
·
Performans değerlendirme formları
·
İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği
konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve
sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
·
İş kazası tutanağı
·
Geçici olarak bir başka işyerine
devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
·
İşçi hakkında yapılan tüm resmî
yazışmalar
İşten
Çıkışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar
·
SGK işten ayrılış bildirgesi
·
İbraname
·
Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
·
Fesih bildirimi
·
İstifa dilekçesi
·
Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
·
Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan
belgeler
·
İşçiye noterle yapılan bildirimler
·
İhbarname
Varsa Özlük Dosyasında Saklanmasında Fayda Olan Dosyalar
·
İşe Başvuru Formu
·
İş Teklif Formu
·
Evlilik cüzdanı fotokopisi
·
Referans mektupları
·
Özgeçmişler
·
Bakmakla yükümlü olunan kişilerin
kimlik fotokopileri
·
Daha önceki işyerinden alınmış
bonservis/hizmet/çalışma belgesi
·
O ay için bir önceki işyerinde Asgari
Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge